Делопроизводство. Подготовка служебных документов
-
Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – «Питер Пресс», 2007 г.
Глава 1. Общие вопросы организации работы со служебными документами предприятия
1.1. Понятие о документообороте предприятия
- Изучение организации работы со служебными документами предприятия целесообразно начать с рассмотрения сущности документооборота. Напомним в этой связи уважаемым читателям, что под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение).
- Принято выделять в документообороте предприятия три самостоятельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока. Указанные потоки формируются в процессе целенаправленного и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также других предприятий (организаций, учреждений) (последнее верно только в отношении исходящих документов), входящих, внутренних и исходящих документов.
- С учетом назначения и среды обращения документов можно также весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия), к примеру документы, переданные предприятию во временное пользование.
- Документооборот предприятия и его основные компоненты представлены на рис. 1.1.
- Отметим также, что организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) предприятия, функционирующей на правах самостоятельного структурного подразделения. В рамках решения указанной задачи служба ДОУ с учетом специфики деятельности предприятия и на основе имеющихся в его распоряжении организационных и материальных возможностей осуществляет управление документационными потоками, а также их оптимизацию.
- «Рис. 1.1. Документооборот предприятия и его основные компоненты»
- Последняя, в свою очередь, достигается правильной организацией работы структурных подразделений (должностных лиц) предприятия с входящими, внутренними и исходящими документами. Соответственно, более тщательного рассмотрения заслуживают в этой связи содержание и специфика каждого из перечисленных документационных потоков.
1.2. Особенности организации работы с входящими документами
- Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает*(1):
- а) доставку и прием документов;
- б) первичную обработку документов;
- в) предварительное рассмотрение документов;
- г) рассмотрение документов руководством предприятия;
- д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);
- е) осуществление контроля за исполнением документов;
- ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;
- з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).
- Рассмотрим особенности работы с входящими документами в соответствии с перечисленными этапами.
- Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы ДОУ.
- Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденции включает*(2):
- - проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;
- - проверку правильности ее адресования;
- - вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей)*(3);
- - распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;
- - простановку штампов с отметкой «Входящий N __» на документах, подлежащих регистрации (учет документов);
- - заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация документов).
- После этого зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение.
- По результатам предварительного рассмотрения в службе ДОУ уполномоченным сотрудником принимается решение о направлении документов непосредственно ответственным исполнителям (должностным лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных)*(4), или руководителю предприятия для оформления соответствующей резолюции.
- Отметим, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя. Прием документов по техническим каналам связи имеет ряд особенностей, суть которых отражена в Приложении 1 к настоящему пособию.
- По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется, как правило через секретариат, на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов.
- Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия.
- После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль последние также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.
- Отметим, что документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно в копиях. При этом подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым*(5).
- Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
- Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с применением прошивочной машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.
- Скачать продолжение Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов.
Записей на стене: 0
Чтобы быть в курсе разговора: подпишитесь на RSS-ленту комментариев по этой теме!